COMENZANDO A EXPORTAR V: Consejos para gestionar la documentación de la primera venta sin enloquecerse…

Que documentos debo enviar al cliente en mi primera venta?
Quién los emite ?
Quién los gestiona ?

Desarrollaremos de forma resumida en este post, el detalle de la documentación que deberá preparar el exportador PYME para concretar su primera venta al exterior.

La documentación que detallaremos en el post la denominaremos como Básica y Común. Me explico. Existe una documentación de exportación que es común a todas las operaciones de venta sin importar el país de destino o tipo de producto.

Pero luego, y si dependiendo del país de destino y del tipo del producto en cuestión, podría ser necesario añadir más documentación. No es lo mismo despachar productos alimenticios que sustancias peligrosas, ni tampoco exportarlos a Camerún que a México. La aduana de cada país podría solicitar mayor o menor cantidad de documentación de exportación, aún para los mismos productos.  

Por ello, sugiero al exportador consultar con el cliente si será necesario gestionar alguna documentación específica para su país. En la práctica, usualmente será su cliente quién le manifieste la necesidad de contar con ciertos documentos, certificados o visados especiales.

 

1- Quién se ocupa de los documentos?

Una parte de los documentos los emitirá y gestionará Usted, el exportador.

Otra parte de ellos, la gestionará  su despachante de aduanas por cuenta y orden suya.

La documentación reunida se denomina en la jerga como “Un juego de documentación”.

A efectos prácticos vamos a dividir la documentación necesaria para cerrar la primera venta en 2 grupos:

1) Documentación emitida y gestionada por Usted

2) Documentación gestionada por su despachante de aduanas

1- Documentación emitida y gestionada por el exportador

1.1 Documentos comerciales

– Factura pro-forma (indicando condición de venta) saber más…
– Factura comercial sin IVA (indicando condición de venta)
– Contrato de venta (si correspondiese)
– Packing list saber más…
– Certificado de origen C/O (si correspondiese) saber más…

1.2 Documentos aduaneros

– Certificado sanitario de la mercancía (si correspondiese)
– Certificado fitosanitario embalajes de madera NIMF-ISPM 15 (provisto por proveedor de embalaje) saber más…

2- Documentación gestionada por su despachante de aduanas.

2.1 Documentos de transporte

– Conocimientos de embarque, B/L o AWB, dependiendo del medio de transporte. saber más…

2.1 Documentos aduaneros

– DUA (Documento único administrativo) saber más…
– EUR 1 saber más…
– Cuaderno ATA (si correspondiese) saber más…

En líneas generales, esta es la documentación básica que  usted deberá reunir y enviar a su cliente. Si fuese necesario añadir otra documentación específica para el país de destino, no se preocupe demasiado, será su cliente quién se la solicitará, o bien el despachante podría indicárselo, de acuerdo con su grado de especialización.

 

2- En donde despejar las dudas?

Usted puede consultar sus dudas acerca de la documentación u otros requerimientos administrativos de exportación en la Cámara de Comercio de su región.

Asimismo, los despachantes de aduana-transitarios, usualmente conocen muy bien los detalles de las operaciones, y dependiendo del grado de experiencia con el país de destino, pueden ser una buena fuente de información y experiencia.

Recuerde nuestra sugerencia de vender FOB, y de cobrar las primeras ventas por anticipado. Así , usted no tendrá responsabilidad alguna sobre los trámites de ingreso de la mercancía al país de destino, y para ese momento, la operación estará cobrada en su totalidad. Usted tan solo deberá confeccionar y enviar la documentación de forma adecuada, y/o añadir algún documento específico por petición de su cliente.

En general, Usted cargará a su cliente el coste de gestión y obtención de documentos adicionales o específicos que este le solicite, incluida la emisión del C/O (certificado de origen).

 

3-Debo recibir algún documento por parte de mi cliente?

En líneas  generales NO, ninguno en especial para productos de uso corriente.

Obviamente si debe recibir previamente la factura proforma aceptada, y luego la confirmación del pago antes de despachar la mercancía.

Recuerde nuestra sugerencia de cobrar la/s primera/s venta/s por rabioso pago anticipado en alguna de sus formas, reteniendo la propiedad de la mercancía a través de los conocimientos de embarque, hasta haber recibido el pago total de la factura.

 

Resumen final

1. En toda operación de exportación existe una documentación básica de carácter comercial, de transporte y aduanera, común a todas las operaciones.

2. Dependiendo del país de destino, su cliente podría solicitarle documentación adicional.

3. Clasificamos la documentación en 2 grupos:
                     1º) aquella emitida y gestionada de forma directa por Usted, y
                     2º) aquella que gestionará su despachante de aduanas, por cuenta y orden suya.

4. Los documentos gestionados pero no emitidos por usted, son emitidos por las Cámaras de Comercio, u otros entes autorizados para ello (ministerio de sanidad, consulados, etc..)

5. Una vez reunida toda la documentación, usted enviará un juego de documentación a su cliente.

6. Nunca entregue a su cliente los originales del conocimiento de embarque (B/L o AWB) hasta  haber recibido el pago total. Usted si deberá enviar copias de los mismos, debidamente identificadas, para que este pueda realizar los pagos.

7. En general, usted cargará a su cliente el coste de emisión de todos los documentos específicos adicionales que este solicite, y no obligatorios para usted como exportador.  

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Con este post cerramos la primera parte de la serie Comenzando a exportar. Un resumen práctico y operativo de cinco capítulos a través del cual intentamos guiar paso a paso, y de forma sencilla, a aquellos exportadores PYME y microPYME que están iniciando la fase comercial de su proyecto.

Espero que haya sido de vuestra ayuda, agradezco a todos aquellos que me hicieron llegar sus comentarios, preguntas y agradecimientos.

Como siempre, a disposición para aportar alguna sugerencia que necesitéis, af@one-grow.com,  o bien para despejar cualquier duda que pudiese estar a mi alcance, y que pueda ayudar y motivar al exportador PYME para alcanzar sus objetivos.

Amadeo Farías